Acuerdo Marco para la contratación del servicio de agencia de viajes de la Universidad de Cádiz, expediente EXP028/2024/19

Objeto del Acuerdo marco: Prestación del servicio de agencia de viajes para la gestión de los desplazamientos y estancias de las personas que viajen con cargo a la Universidad de Cádiz, en adelante UCA. En concreto, serán objeto del Acuerdo Marco facilitar información horaria y tarifas, la gestión de la reserva, emisión, modificación, anulación y entrega de los títulos de viaje y los bonos de alojamiento, tanto en territorio nacional como en el extranjero, así como la gestión del alquiler de vehículos.

Igualmente, podrán desarrollarse a través del presente acuerdo marco, la gestión de la organización de eventos que, por su naturaleza, puedan ser prestados por las agencias suscriptoras del mismo.

AGENCIAS SUSCRIPTORAS DEL ACUERDO MARCO 

• AVORIS RETAIL DIVISION S. L. (B-The Travel Brand).

• VIAJES FUENTES, S.L.

Con fecha 4 de diciembre de 2024 se ha adjudicado el Acuerdo Marco para la contratación del servicio de agencia de viajes de la Universidad de Cádiz, expediente EXP028/2024/19. El plazo de prestación del servicio se extiende desde el 17 de enero de 2025 hasta dos años después, con posibilidad de dos prórrogas anuales, por mutuo acuerdo de las partes.

Formulario para encargos de servicios

El presente acuerdo marco implica la posibilidad de contratar el servicio entre las empresas adjudicatarias del mismo. El solicitante deberá contar necesariamente con crédito adecuado y suficiente en la unidad de gasto que deba asumir la factura con carácter previo a la conformidad para la contratación de los servicios. Aunque se recomienda en todo caso, será obligatoria la tramitación de reserva económica previa solo en los casos que se indican más abajo.

a) Para la contratación ordinaria de reservas de alojamiento, de medios de transporte o servicio de alquiler de vehículo, es decir, para todos los servicios que quedan completamente definidos en los pliegos.

• Petición de presupuestos: los usuarios de la UCA podrán dirigirse indistintamente a cualquiera de los adjudicatarios del acuerdo marco, o a más de uno, facilitando la información necesaria sobre el viaje para que puedan emitir un presupuesto ajustado (viajeros, fechas y servicios a contratar). Solicitado presupuesto y conforme al pliego del contrato del AMAV, la agencia proporcionará información sobre al menos tres mejores opciones disponibles en un plazo no superior a 8 horas laborables desde la solicitud. Deberá indicar explícitamente las condiciones de las ofertas: con o sin equipaje, condiciones especiales de cancelación u otras (sin cambio, sin reembolso,), tiempo de vigencia de la propuesta, etc. En función del presupuesto del contrato obtenido (A los efectos de determinación del importe de referencia para aplicar el procedimiento, se debe entender como un único contrato basado todos aquellos servicios necesarios relacionados con el mismo desplazamiento o evento y que sean contratados por la misma unidad de gasto, independientemente del número de viajeros), deberá actuar conforme a lo siguiente:

o Si el importe de los servicios contratados relacionados con el mismo desplazamiento es inferior o igual a 5.000 euros (IVA incluido), la contratación se podrá realizar directamente a cualquiera de las empresas suscriptoras del acuerdo marco que cumpla con los requisitos solicitados. Los servicios que cumplan esta condición quedan eximidos de tramitar previamente un Expediente de Reserva económica a través de su Unidad Tramitadora (Administración).

o Si el importe del presupuesto es superior a 5.000 euros, IVA incluido, se solicitará presupuesto a todas las agencias del acuerdo marco, procediendo la selección de la oferta que resulte más económica entre aquellas de iguales condiciones. Ninguna agencia suscriptora del acuerdo marco podrá aceptar encargos que superen dicho importe sin confirmar que ha sido el resultado de una petición previa de presupuestos a todas ellas. Una vez indicada la conformidad del solicitante con la oferta elegida, la agencia realizará las reservas, siendo esta confirmación vinculante para ambas partes. Los servicios que cumplan esta condición, obligatoriamente, deberán disponer previamente de un Expediente de Reserva económica a través de su Unidad Tramitadora (Administración).

• Confirmación del encargo: la contratación de cada servicio la realiza el responsable de la Unidad de Gasto de la Universidad a la que se haya de cargar la correspondiente factura, el cual facilitará la información necesaria complementaria para su gestión por la agencia de viajes, indicando en cualquier caso la orgánica de la Unidad de Gasto que asumirá el coste del encargo. Si el servicio total presupuestado es mayor a 5.000 euros, IVA incluido, deberá remitirse a la agencia el oportuno número de reserva de expediente contable al que se imputará la/s factura/s, el cual habrá sido solicitado a la Administración correspondiente una vez confirmado el encargo a la agencia y conocido su importe. En caso de que el importe definitivo haya sufrido alguna variación producida por la evolución propia del mercado durante su gestión, el responsable procederá a su comunicación a la administración para que amplíe la reserva realizada por el importe necesario. Cuando el importe total sea superior a 5.000 euros, IVA incluido la solicitud de reserva de expediente deberá acompañarse del resultado de la petición de ofertas a todas las agencias del AMAV.

b) Para organización de eventos, congresos u otros servicios no tarifados que puedan ser contratados a través del AMAV será obligatorio licitar el contrato entre todas las agencias suscriptoras.
La necesidad se comunicará al Servicio de, Contrataciones y Patrimonio por parte del peticionario, quien realizará la petición de ofertas entre todas las agencias suscriptoras del acuerdo marco a través de licitación interna. El contrato se adjudicará al licitador que haya presentado la mejor oferta en base a los siguientes criterios: precio 40%, calidad de los servicios ofertados 30%, idoneidad del formato a los intereses de la organización 30%. A lo largo del procedimiento, si así se prevé, se podrán realizar una o más rondas de mejora de oferta sucesivas, hasta la obtención de la oferta más ventajosa para la UCA.

CONDICIONES GENERALES DE EJECUCIÓN.

La agencia de viajes negociará con las compañías de transportes y establecimientos hoteleros las condiciones que sean más ventajosas para la Universidad y asesorará e informará al usuario, siempre que sea factible, de la posibilidad de acogerse a tarifas más económicas y de las condiciones necesarias para tener derecho a las mismas.

En todos los casos en que esto sea posible, en la presentación de presupuestos para los servicios requeridos, el adjudicatario presentará, al menos 3 opciones económicas, a fin de que el peticionario pueda elegir la más conveniente.

Los títulos de transporte y de hotel serán entregados preferentemente, por medios electrónicos directamente al viajero y al gestor del viaje, a no ser que por motivos justificados se necesite su envío físico inmediato, con al menos dos días de antelación. Todo lo anterior, siempre que la Agencia reciba con tiempo suficiente el impreso normalizado de solicitud del servicio.

En la documentación a entregar al viajero, además de los bonos o reservas de alojamiento y títulos de transporte, deberá entregarse un resumen con los datos fundamentales del viaje: horarios, vuelos, direcciones, teléfonos de los lugares para resolver las incidencias que puedan surgir, también deberán figurar los riesgos que cubren los seguros con que se viaja, los importes de cobertura y la forma de dar los partes correspondientes.

Los gastos que se generen por el envío de billetes serán por cuenta del adjudicatario.

Cualquier incidencia que pueda existir en el viaje contratado, le rogamos lo ponga en conocimiento del Servicio de Contrataciones y Patrimonio a través del correspondiente CAU:

CAU de Incidencias

CONTACTO DE LAS EMPRESAS

PRECIOS ADJUDICADOS

CONDICIONES ESPECIALES A LA COMUNIDAD UCA

Para mayor información contactar con la Agencia.